Der er mange ting at huske på når man står som arrangør - og der er mange ting der kan gå galt.
Det kan være svært at lave en udtømmende oversigt over alle de praktiske ting man som arrangør skal have styr over. Det er meget afhængig af arrangementets størrelse og art.
Det er heller ikke sikkert du behøver at forholde dig til alle forhold.
Alt efter størrelsen af dit arrangement og om det er indendørs eller udendørs vil der være noget udstyr der skal op og ned. Det kan være en scene, lyd og lys, borde, stole, boder osv.
Sørg for at lave en tidsplan, så du er sikker på at du kan være klar til når arrangementet starter og på at du har lejet/booket lokationen lang tid nok til du kan nå både opstilling og nedtagning
Foregår arrangementet indendørs skal du sørge for at gulvet kan klare den belastning dit udstyr kræver og hvis du skal hænge udstyr i loftet at det kan klare det.
Sørg for at der er fri adgang til at en evt. lastbil eller andet kan komme til med udstyr.
Foregår arrangementet udendørs skal du sikre dig at den plads du har booket kan holde til at køre på med de køretøjer du har behov for. Sørg for at du kan håndterer evt. regnvejr.
De fleste arrangementer kræver strøm. Find ud af hvor stort behovet er og hvor du skal bruge strøm.
Er det et stort arrangement kan det være en god idé at tale med en elektriker. Er arrangementet på en udendørs plads hvor der ikke er strøm, kan det være nødvendigt at leje en generator.
Både dit publikum, kunstnerne og arrangørerne skal have adgang til toilet. Du kan leje toiletvogne hos forskellige udlejningsfirmaer, både toiletter der kræver vand og kloak og nogle der blot kræver strøm.
Hvis du forventer at publikum kommer kørende, så overvej hvor de skal parkerer, og overvej om der skal henvises til en bestemt plads. Du skal være opmærksom på at du ikke selv må dirigerer trafik på offentlige veje eller sætte skilte op uden tilladelser.
Husk også parkeringspladser til til jeres egne og evt. leverandøres biler.
Sørg for at arrangementsområdet er rent og pænt under arrangementet og at der bliver ryddet op.
Hvis der ikke er skraldespande i området så sørg for at der opstilles nogle så publikum kan komme af med evt. affald.
Sørg også for at du kan komme af med affald efter arrangementet. Hvis det er udendørs og der har været mange publikummer kan det være nemmest at leje en affaldscontainer.
Har du anvendt en offentlig plads er det et krav at den skal afleveres rengjort.
Sørg for at prioriterer oprydning og rengøringen, det efterlader et positivt indtryk og det gør det nemmere at komme igen og få tilskud m.m.
Nogle arrangementer kræver lidt, andre f.eks. udendørs arrangementer kræver ofte mere mandskab.
Når du laver tidsplanen så dan dig et overblik over alle arbejdsopgaver og hvad det kræver af mandskab. Er I selv nok er det fint eller må I ud og finde arbejdskraft.
Påtænker du at arrangementet skal gentages kan det være en god idé at oparbejde en "organisation" f.eks. starte en forening så I er en grundstamme.
Det kan også være en idé at kontakte en lokal forening der måske har erfaring med at understøtte arrangementer.
Nogle opgaver kan du vælge at hyre professionelle ind til f.eks. vagt eller førstehjælp, hjemmeværnet eller beredskabet til at håndterer f.eks. afspærringsopgaver.
