Progress - Idé og planlægning

Overskriften kunne også være KOM GODT IGANG for det er det det drejer sig om.

Et godt arrangement starter ofte med en god idé.

En god ide behøver ikke at være nytænkende eller storslået. En god ide kan også være f.eks. at overtale den lokale restauratør at lægge lokaler til en koncertrække med lokale talenter. Selvom der er andre der før dig har fået den ide, kan det være lige den ide din by har brug for.

En god ide gør det ikke alene - det kræver ideudvikling og planlægning.
Husk at bruge tid på denne fase, det kan gøre hele forskellen på om ideen kan gennemføres.

 

De forskellige faser:

IDEEN TIL PROJEKTET
Når du har fået en idé til et projekt eller et arrangement er det vigtigt at du får den tænkt igennem. Hvem er det arrangementet henvender sig til (målgruppen), hvor mange forventer jeg vil komme til arrangementet, og hvordan skal arrangementet hænge sammen økonomisk.

Det er meget vigtigt at du i denne startfase får vendt idéen med andre og helst nogen som har nogen erfaring på området. Du kan prøve at kontakte din kommune, de har ofte en kulturkonsulent tilknyttet. Du kan kontakte en lokal arrangør eller et spillested hvis din by har et eller den lokale musikskole. Du er også velkommen til at kontakte Skråen på info@skraaen.dk

FIND DET RETTE STED
Nogle gange er det et bestemt sted der skaber idéen til et arrangement, og så handler det om at vurderer om arrangementet kan gennemføres der.

Har du ikke et bestemt sted i tankerne handler det om at finde den rette lokation til dit arrangement.

Du skal overveje følgende

  • Skal det være udendørs eller indendørs
  • Kræver dit arrangement noget specielt (støjer det meget, er det om natten eller er der andre elementer der kan være til gene for omgivelserne)
  • Hvor mange publikummer skal der være plads til
  • Hvor meget plads kræver du selv til arrangementet
  • Hvilke krav er der til faciliteter (strøm, vand, toiletter tilkørselsforhold osv.)
  • Må det koste noget og hvor meget
  • Er der nogle interessekonflikter med andre arrangører i området

Når du har vurderet dit arrangements lokalebehov skal du på jagt. Det nemmeste er selvfølgelig at bruge lokationer der i forvejen anvendes til lignende arrangementer, men brug din fantasi, den helt rigtige bygning eller lokale kan have stor betydning for hvor synligt dit arrangement er.

Herefter skal du selvfølgelig have ejerens tilladelse til at anvende lokationen. Er det din kommune der er ejer, er der ofte en procedure for at ansøge om tilladelsen.

 

FORRETNINGSPLAN OG BUDGET

Når du har udviklet på din idé og fundet det rigtige sted skal du lave en forretningsplan og et budget. Det er ikke et lovkrav, men det er en rigtig god idé. Det er også en god idé at få den ned på skrift.

For det første kan en forretningsplan og et budget belyse evt. huller i din plan. Det kan være at du finder ud af at dit arrangement giver underskud, og det er bedre at finde ud af det i denne fase end senere hvor bordet måske fanger.

For det andet vil det være et krav fra potentielle tilskudsgivere at du udarbejder en forretningsplan og et budget.

En forretningsplan består af en beskrivelse af din målsætning og hvordan du når derhen.

Et budget består af

  • Kendte indtægter og udgifter (f.eks. lokaleomkostninger, leje af udstyr, evt. tilskud osv.)
  • Potentielle indtægter og udgifter (f.eks. entréindtægter)
  • Flyvende udgifter (moms og koda)

Lav et budget så godt I kan - hvis projektet er underfinansieret er det rart at vide på forhånd.

I skal også bruge det i forbindelse med ansøgninger osv.

Hverken forretningsplan eller budget behøver at være komplicerede eller omfattende. Det vigtigste er at du giver dig tid til at tænke og beskrive hovedpunkterne ned og få alt hvad du kan komme i tanker om med i budgettet.

 

ALENE ELLER SAMMEN MED ANDRE?

Afhængig af hvor stort arrangementet er skal du overveje hvordan arrangementet skal organiseres, både mht. planlægningen og afviklingen.

Det er meget afhængig af hvordan du er som person, om det er godt at være alene, eller I skal være flere. Fordelen ved at være alene (kræver at du har ressourcerne til det) er at beslutningsprocessen er hurtig og at du kan designe dit arrangement hel skarpt som du ønsker det. Fordelen ved at være flere er at der er flere ressourcer at trække på og der er flere øjne til at se på de forskellige faser i planlægningen.

FORENING
Hvis du vælger at være flere kan det være en god idé at starte en forening. Fordelen ved det er at en forening har karakter af "juridisk person" - dvs. en forening kan lave aftaler, påtage sig et ansvar osv. Det er en størrelse man juridisk kender. 

En anden fordel er at der automatisk kommer noget ned på skrift. Det gør at man ved hvad man er enige om, og man får tænkt sagen igennem.

For at danne en forening kræves som udgangspunkt et sæt vedtægter der beskriver forenings formål og drift. Vedtægterne vedtages på 1. stiftende generalforsamling, hvor der også vælges en bestyrelse - og så kører det. Bestyrelsen er typisk dem der driver foreningen og sørger for at der bliver lavet regnskab m.m. Øverste myndighed er generalforsamlingen.

Eksempel på vedtægter.
Se f.eks. frivillighed.dk, her står en masser om vedtægter m.m.